Evènement Angers Geek Fest 6/7 Avril

Oyez Oyez,

Le comité organisateur d'Angers Geek Fest nous propose de nous inviter à masteriser:

https://angersgeekfest.com/

On nous invite sans frais pour que l'on puisse essayer, pour cette édition.

Est-ce qu'il y a un master disponible sur samedi et/ou dimanche (l'événement se déroule du 6 au 7 Avril)?
Si personne ne se propose, je pense que j'irais le dimanche.

Pouvez-vous me répondre avant mercredi prochain svp pour que je puisse leur répondre?

Merci à vous

Hello,

désolé, pas possible pour moi   , à la même date je suis déjà organisateur de ça :

Ca dépend des créneaux exacts, mais je peux mastériser un bon vieux Donjon de Poche. Bon par contre niveau joueurs ça sera 12/13 ans grand minimum pour moi. Plus jeune et ça devient vite difficile à gérer.

Je vais leur envoyer un mail demain pour connaître les détails.
Je vous redis cela 

Bonjour, bonjour Compagnons.

J'ai eu une réunion à 13h avec l'équipe organisatrice.

L'idée serait de faire un roulement sur deux jours:

le samedi et le dimanche 6/7 Avril.

SAMEDI DE 10H À 19H
DIMANCHE DE 10H À 18H

Je peux avoir plusieurs badges pour plusieurs participants.
Ils sont vraiment très intéressés pour que l'on vienne participer et je re précise que l'on nous invite pour cette année.
A nous de nous organiser pour le roulement.

Après c'est champ libre pour qui fait quoi quand pendant combien de temps du moment que c'est dans les horaires ? Genre une partie avec un master le matin et une avec un autre master l'aprem ?

Aussi on aura une seule table ?

j'y vais le samedi en tant que visiteur, ai deja mon billet

Samuel a écrit:Aussi on aura une seule table ?

Oui on aura une seule table mais pour l'organisation (roulement etc) c'est nous qui gérons entre nous

Vu les horaires et en supposant qu'il y aura probablement peu de monde dès 10h (sauf si quelqu'un qui y est déjà allé me contredise), on pourrait faire par exemple :
- une partie courte (en mode 2 jours en jeux) de 12h à 13h/13h30
- une partie plus longue de 14h à 17h
- une dernière partie courte le samedi de 17h30 à 18h30

En tout cas pour ma part je me propose pour 2 ou 3 parties par jour de Donjon de Poche, durée 1h/1h30, 2 à 4 joueurs (+ éventuellement un 5ème si celui ci fait partie d'un groupe).

Oki, je viens de recevoir le plan.
Est-ce que je considère que nous serons 3 intervenants sur le week end? (je dois demander le nombre de badge adéquate)

Toi et moi ça fait déjà 2. Et Eluyn tu es partant ?

Vu qu'on a carte blanche niveau organisation, ça serait peut-être bien qu'on amène aussi une grande feuille avec le programme des parties pour que les gens puissent s'inscrire dessus

Samuel a écrit:Vu qu'on a carte blanche niveau organisation, ça serait peut-être bien qu'on amène aussi une grande feuille avec le programme des parties pour que les gens puissent s'inscrire dessus

Oui bonne idée.
Il faut que l'on se répartisse les créneaux de jeu aussi.

Bon c'était pas trop trop mal, mais c'était aussi assez loin d'être une grande réussite. Pour la stat 50% des parties proposées ont eu assez de joueurs pour une partie. Après c'était une première, un test, qu'est justement là pour voir ce qui marche, ce qui marche pas, et ce qu'on peut améliorer.

Dans cet état d'esprit, voici quelques points négatifs/à améliorer que j'ai relevé :

• 2 personnes c'est clairement pas assez, il en faut au moins 3 à notre échelle pour que ça se passe bien et que ça soit pas épuisant, voire plus pour faire plus de parties éventuellement. Pour ma part, je ne compte plus faire de gros évènements de cette ampleur si on ne sera que deux sur place (en me comptant).
  
• gros gros manque de préparation, il faut s'y prendre un mois à l'avance pour s'organiser, pas une semaine.
  
• pas de cartes de visite alors que ça fait un mois que je les aies designé et dis qu'il faut les imprimer.
  
• pas beaucoup mieux pour les flyers (eux ça fait plusieurs mois que le pdf existe), mais j'ai pu sauver les meubles en en imprimant en urgence aux imprimantes de ma fac vendredi.
  
• l'oubli de l'affiche déroulante le samedi, ce qui est franchement extrêmement limite pour un évènement de cette ampleur, surtout quand on voit à quel point les gens regardaient davantage notre stand quand elle était là dimanche.
  
• la tristesse absolue de la déco de notre stand (c'est à dire inexistante). C'est sûr que c'est compliqué d'en trouver comme ça surtout qu'on est pas expérimenté en termes d'évènements mais pour l'avenir ça serait bien d'imprimer des affiches (juste des paysages fantasy/sci-fi sur du A3 ça serait déjà pas mal), voire même une bannière en forme de bouclier avec notre logo (ça claquerait), de se trouver des petites décos un peu sympa, des petits meubles au moins pour que ça fasse un peu pro (genre un panneau sur pied pour mettre le planning, un petit guéridon pour poser nos flyers, etc...).
  
• apparemment on a des t-shirts, je le savais pas, ça aurait peut-être été bien de les sortir.
  
• c'est très très bruyant, même si bon pour le coup y'a pas grand chose à en faire si ce n'est ajouter une paroi pour n'avoir qu'un côté d'ouvert. Après ça reste quand même à peu près gérable, juste pas super agréable.
  

Est-ce que c'est à refaire alors ?
Honnêtement oui je pense. Là c'était un test, la première fois qu'on fait un évènement aussi gros, et ça permet d'identifier ce qui marche et ce qui marche pas. Honnêtement si on corrige les points que j'ai mentionné il y a moyen que ça se passe plutôt bien.

Je pense même qu'il faudrait participer à plus d'évènements. C'est une excellente vitrine et d'après des collègues des Arts Ludiques c'est statistiquement ce qui rameute le plus de nouveaux membres, ce dont on a fort besoin. Donc tout bénef pour nous.

Après il y a évidemment la question du budget, dont on en a effectivement pas beaucoup. Cependant, avec un peu de débrouille et de bricolage on peut rendre assez facilement le tout abordable. Des petits meubles ça coûte une misère chez Emmaus, on peut bricoler nos propres décos et accessoires, etc etc...

Je vous laisse dire ce que vous en pensez.

Merci pour ce bilan Samuel
Désolé, j'aurais volontiers fait partie des MJ présents, mais j'étais déjà pris sur un gros truc dont j'étais l'un des principaux orga.
Je confirme : dommage pour les cartes de visite et le flyers.
Pour la déco, c'est balot, j'aurais pu vous fournir pas mal de truc (j'ai de la déco de ouf pour ma boite d'escape games, je vous aurait très volontier prêté des trucs (j'ai des colonnes grecques en carton, des épées, une porte de prison/dongeon sur pied, divers coffres et j'en passe... Disons que pour la prochaine fois, y a moyen de s'arranger
Et bien sur, si je suis dispo la prochaine fois, vous pouvez compter sur moi

P.S. : pour votre bonne info, on trouve des boucliers forme écu comme celui ci (https://www.etsy.com/fr/listing/1607752168/bouclier-vierge-kyte-klein?click_key=46c620534fbfe0e85cf8f650feea83acd25cd2b0%3A1607752168&click_sum=8b12451d&external=1&rec_type=ss&ref=pla_similar_listing_top-7&pro=1&sts=1) pour un prix variable. Il resterait à le floquer à nos couleurs, mais :
1/ c'est pas infaisable (le flocage je parle)
2/ ça claquerait sévère

En ce qui concerne les flyers/carte de visite, j'ai un problème d'imprimante et mon budget perso passe avant, j'ai d'autres priorités.
De plus, avancer les frais pour vistaprint / copy express etc, désolée mais impossible de les avancer pour ma part.
Merci pour avoir sauver les meubles mais là encore je dois tout gérer en dehors et en plus de l'assoc.

Pour l'oubli du roll up le samedi, désolée, là encore de devoir tout penser à la fois et encore j'ai plein de soucis et autres dans la tête.
Je n'ai pas encore de supers pouvoirs.

Devoir faire tout au dernier moment, oui çà m'a gonflé.
Courir partout, en plus de tout ce qui est à côté, désolée mais encore une fois je ne peux pas être partout.

Clairement à deux oui, c'est tendu....
A refaire oui mais clairement la dernière partie que j'ai pu faire était un désastre et franchement çà m'a dégouté.

Bref, le bilan est plus que plus que mitigé pour moi.
Je suis fatiguée d'essayer de faire au mieux pour au final lire ce genre de choses/d'avoir des remarques ou reproches en général.
Je préfère largement 2 jours en jeux.

Concernant l impression des flyers, cartes visites, et affiches....Lorene, ce n est pas sur ton budget personnel qu il faut prendre, bien évidemment c est l Association qui doit prendre en charge.
Il est évident aussi que deux pour assurer l événement ça me paraît inconcevable, je pense qu on aurait dû tous être présents, et véhiculer le matos.
C est un gros évènement dont on a la date des mois à l avance, on aurait tous pu bloquer un de nos jours du week-end pour aider et assister.
Je me proposerai l année prochaine, pour véhiculer mettre en place et desintaller , sous condition que tous les membres de l Association fasse pareil. Ce n est pas normal !

Après je pense qu'avoir tous les membres n'est pas forcément nécessaire et dépend aussi de la place dont on est allouée. Si on a encore qu'une seule table, avoir 3/4 personnes à un moment donné devrait suffire. Après bien sûr en mobilisant plus de monde il sera envisageable de négocier pour plus de place avec une proportion d'une table supplémentaire pour 3 personnes en plus (je donne des chiffres au pif mais vous voyez l'idée).

Un autre détail à noter est que les organisateurs facturent à mort la location de meubles supplémentaires venant de leurs stocks (18€ pour UNE chaise help ), donc il faudra prévoir de fournir l'ameublement nécessaire pour assoir tous le monde. Mon père est un ancien antiquaire et il a probablement toujours une ou deux tables de stand que je pourrai emprunter.

J entends bien le pas nécessaire d avoir tous les membres, mais c est une question de solidarité, même si on n anime pas. Si on dit "ceux qui sont volontaires viennent.. " seul le vent répondra, et chacun se dira "ben pourquoi moi? Les autres peuvent le faire... ". Donc je maintiens ce que je pense tout haut, c'est tout le monde qui fait un effort ou bien rien ne se fait.

Oui c'est le cas typique du passant qui a besoin d'aide que tout le monde ignore en mode "il y aura bien quelqu'un pour s'en occuper", c'est exactement ce que je me disais

J'abonde dans votre sens. Sauf erreur de ma part, les Arts Ludiques par exemple ont une clause de leurs statuts qui prévoit que les membres doivent participer aux animations/initiations/évènements... Sans aller jusque là, je pense que plus d'implication des membres (autant que possible bien sur) serait souhaitable. Car le but est de drainer de nouveaux membres afin de maintenir l'existence même de l'asso, qui nous permet entre autre d'avoir une salle
Mais peut être à rediscuter en AG spéciale?

Je précise encore une fois que j'aurais bien été des votres, mais, hasard du calendrier, j'étais pris par mon deuxième boulot
ça sera donc pour une prochaine fois...

Autre chose : par expérience, les parties d'initiation/démonstration dans ce genre d'évènements sont difficiles à gérer. Il faut garder à l'esprit que les gens ne viennent pas au festival pour poser leur cul sur une chaise pendant 2h ou plus (au contraire de 2 jours en jeu par exemple). Il faut donc prévoir des parties ultra courtes (limite juste des scènes) avec un groupe de taille modulable, des prétirés, des règles ultra simplifiées et, je pense, des univers très reconnaissables (D&D like, Starwars, ou truc du genre) pour attirer le chaland. Mais comme je le disais, c'est à rediscuter